Upravljanje projektnom komunikacijom: kako osigurati uspjeh?

Prema izvješću ankete PMI-a, otkriveno je da je zbog neučinkovite komunikacije jedan od svakih pet projekata neuspješan. Da bi se osiguralo a uspjeh, voditelj projekta mora voditi učinkovito upravljanje projektnom komunikacijom. U ovom članku o upravljanju projektnim komunikacijama pružit ću vam cjelovit opis kako se sustavna komunikacija uspostavlja u projektu i koji su različiti procesi koji su u to uključeni.

klasa vs sučelje u javi

Ispod su teme o kojima ću raspravljati u ovom članku o upravljanju vremenom projekta:

• Što je upravljanje projektnom komunikacijom?
• Prednosti upravljanja komunikacijom
• Procesi upravljanja projektnim komunikacijama

Da biste savladali sve koncepte upravljanja projektima, možete provjeriti našu strukturiranu strukturu program, gdje će vas voditi instruktori.

Što je upravljanje projektnom komunikacijom?

Upravljanje projektnim komunikacijama, prema ,
Upravljanje projektnim komunikacijama uključuje procese potrebne za osiguravanje zadovoljavanja informacijskih potreba projekta i njegovih dionika razvojem artefakata i provedbom aktivnosti osmišljenih za postizanje učinkovite razmjene informacija.

Jedno je od deset ključnih područja znanja koje postavlja temelje okvira za upravljanje projektima i igra glavnu ulogu u održavanju cijelog projektnog tima na istoj stranici. Bez odgovarajućeg upravljanja komunikacijom, cijeli mogu se raspasti jer nedostatak komunikacije može rezultirati kvarom u različitim procesima. To može dodatno negativno utjecati na konačni rezultat i tako rezultirati neuspješnim projektom.

Upravljanje projektnim komunikacijama pokriva razneprocesi koji osiguravaju da se ispravne informacije o projektu dostavljaju ispravnim timovima i u točno vrijeme. Učinkovita komunikacija pomaže u uspostavljanju zdravog odnosa između različitih dionika s različitim kulturnim i organizacijskim podrijetlom, razinom stručnosti, interesima i perspektivama. Sve zajedno mogu utjecati na izvršenje projekta i konačni proizvod.Kompletni proces upravljanja projektnim komunikacijama skup je dva dijela:

1. The prvi dio bavi se razvojem strategije koja osigurava učinkovit komunikacijski sustav za dionike.
2. The drugi dio ima za cilj obavljanje aktivnosti potrebnih za provedbu komunikacijskih strategija.

U prosjeku, voditelj projekta troši oko 85-90% svog ukupnog projektnog vremena u komunikaciji. Tako je za , održavanje učinkovitog komunikacijskog toka postaje vrlo važno. Da bi to učinio, mora odlučiti o strategiji projekta na samom početku projekta i slijediti je tijekom životnog ciklusa projekta. Neki od visoko preporučenih koji pomažu u uspostavljanju učinkovite komunikacije navedeni su u nastavku:

• Snažno aktivno slušanje
• Vješto pisanje
• Tečno govorenje
• Ispitivanje i istraživanje ideja
• Utvrđivanje i upravljanje očekivanjima
• Motivirajući tim da postane i ostane angažiran
• Vodite tim za poboljšanje performansi
• Rješavanje sukoba
• Sposobnost sažimanja i ponavljanja
• Utvrdite sljedeći najučinkovitiji korak

Uz gore navedene vještine, voditelj projekta također mora slijediti i 5 C komunikacije koja će pomoći u stvaranju neprekinute i sustavne komunikacije tijekom cijelog projekta. Ovih pet C su:

U smislu , komunikacija može biti raznih vrsta:

1. Pisana komunikacija: To je jedan od najpreciznijih oblika komunikacije koji se prenosi putem dopisnog medija. Može se dalje razdvojiti u dva oblika:
   1. Pismeni formalni: Povelja projekta, izjava o opsegu, plan projekta, WBS, status projekta, složena pitanja, komunikacije povezane s ugovorom, dopisi itd.
   2. Neformalno napisano: e-mail, bilješke, pisma, redovita komunikacija s članovima tima itd.
2. Usmena komunikacija: Ova vrsta komunikacije ima visok stupanj fleksibilnosti i obavlja se putem osobnog kontakta, sastanka tima, telefoniranja itd. Može se dalje kategorizirati u dva oblika:
   1. Usmeni formalni: Prezentacije, govori, pregovori itd.
   2. Neformalni usmeni: Razgovor s članovima tima, sastanci projekata, razgovori u sobi za razonodu ili ratnoj sobi itd.
3. Neverbalna komunikacija: To je najosnovniji oblik komunikacije i oko 55% komunikacije obavlja se u tom obliku.Opći primjeri ove vrste komunikacije su izrazi lica, pokreti ruku, ton glasa tijekom govora itd.

Nadam se da ste sada bolje razumjeli što je upravljanje komunikacijom na projektu. U sljedećem odjeljku govorit ću o tome kako upravljanje komunikacijom koristi organizaciji.

Prednosti upravljanja komunikacijom

• Očekivanja: Projektni komunikacijski plan pomaže u postavljanju standarda kako i kada bi se komunikacija trebala odvijati.To pomaže menadžeru u održavanju kontrole projekta i osiguravanju da svi dionici dobiju potrebne informacije.
• Dosljednost: S pravilnim komunikacijskim planom, voditelj projekta postaje dosljedniji u rukovanju projektnim aktivnostima. Također, članovima tima daje smjer prema kojem oni mogu dosljedno komunicirati s ostatkom tima i dionicima.
• Produktivnost: Učinkovit plan upravljanja projektima drži sve članove tima dobro informiranima o događajima na projektu. Na taj su način uvijek opremljeni potrebnim informacijama, umjesto da zaustave posao i traže informacije koje nedostaju.
• Ishod: Uspostavlja pravilan i jasan komunikacijski kanal između tima i dionika koji osigurava da tim znatočno ono što dionici žele, trebaju i očekuju od rezultata projekta.
• Kontrolirana komunikacija: Upravljanje komunikacijom također osigurava da se prave informacije dostavljaju pravim ljudima i u pravo vrijeme. To ne ostavlja prostora za dvosmislenost ili zbrku i pruža nesmetan protok komunikacije.
• Suradnja projektnog tima: Dobra komunikacija često rezultira boljom suradnjom među članovima tima i pojačava fokus na cjelinu.
• Učinkovita početna sesija: Dobro organizirani plan upravljanja komunikacijom daje dobar početak projektimaosigurava da se o projektu i metodologijama raspravlja i revidira na visokoj razini. Kad se to osigura, članovi tima izraze i dogovore daljnje komunikacijske procese, što im daje jasnu sliku što će se sljedeće dogoditi i koja je njihova uloga u projektu.

Procesi upravljanja projektnim komunikacijama

Područje znanja za upravljanje komunikacijom na projektu sastoji se od sljedeća tri procesa:

1. Planirajte upravljanje komunikacijama

Planiranje upravljanja komunikacijom početni je proces područja upravljanja projektnim komunikacijama. U ovom procesu izrađuje se sustavan i učinkovit plan za aktivnosti uključene u projektnu komunikaciju. Uglavnom koristi informacije kao što su zahtjevi svih dionika i timova, raspoloživa organizacijska imovina i potrebe projekta. Postupak upravljanja komunikacijom planiranjem izvodi se u povremenim intervalima tijekom cijelog programa . Prvenstveno pomaže u pravovremenom predstavljanju relevantnih podataka putem dokumentiranog pristupa koji drži dionike na učinkovit način.

Upravljanje planiranjem komunikacije uključuje razne ulaze, alate i tehnike i izlaze koje sam naveo u donjoj tablici:

2. Upravljanje komunikacijama

Drugi postupak upravljanja projektnom komunikacijom je Upravljanje komunikacijama čiji je cilj uglavnom prikupljati, stvarati, distribuirati, pohranjivati, dohvaćati, upravljati, nadzirati i konačno raspolagati projektnim informacijama na prikladan i pravodoban način. Izvodi se tijekom životnog ciklusa projekta kako bi se pružio lagan i učinkovit protok informacija od projektnog tima do dionika i obrnuto. Ovaj postupak također pomaže u prepoznavanju različitih aspekata učinkovite komunikacije, kao i najprikladnijih metodologije , tehnologije i tehnike. Nadalje, omogućuje cjelokupni komunikacijski sustav da bude fleksibilniji pružajući prostor za bilo kakva prilagođavanja metoda i tehnika. Pomaže u prilagođavanju promjenjivim zahtjevima i potrebama dionika bez ometanja komunikacijskog toka.

U donjoj tablici naveo sam cjelovit popis ulaza, alata i tehnika i izlaza uključenih u proces upravljanja komunikacijama:

3. Nadgledajte komunikacije

Monitor komunikacija je završni proces u području znanja o upravljanju komunikacijama. Ovaj postupak osigurava da se njegovim završetkom zadovolje sve potrebe i zahtjevi za informacijama o projektu i uključene dionike. Izvodi se kroz i pomaže u optimizaciji protoka informacija prema upravljanju komunikacijama i planu angažmana dionika.

Ispod tablice nalazi se popis različitih ulaza, alata i tehnika i rezultata koji su uključeni u završni proces upravljanja projektnom komunikacijom:

Dakle, ovdje se radilo o upravljanju projektnim komunikacijama. Ako želite saznati više o metodologije upravljanja projektima ili ,možeš provjeriti moj ' također.

Ako smatrate da je ovaj članak 'Upravljanje projektnim komunikacijama' relevantan, pogledajte članak Edureka, pouzdane tvrtke za internetsko učenje s mrežom od više od 250 000 zadovoljnih učenika raširenih širom svijeta.

Imate pitanje za nas? Molimo vas da ga spominjete u odjeljku za komentare ovog članka o upravljanju projektnim komunikacijama i javit ćemo vam se.