Alati za upravljanje projektima - pomoć pomagačima voditelja projekata



Ovaj Edurekin članak o Alatima za upravljanje projektima govori o važnosti i upotrebi različitih alata za upravljanje projektima koji se koriste u raznim domenama.

Učinkovit upravljanje projektima je neophodno kada se govori o uspješnim projektima. Upravljanje malim projektom je jednostavno, ali stvari postaju zaista izazovne kad veličina tima počne rasti. Istodobno upravljanje svim zadacima i ljudima koji su uključeni u projekt može se pokazati nezgrapnim poslom. Ovo je gdjeu obzir dolaze alati za upravljanje projektima. U ovom ću članku razgovarati o svemu što trebate znati prije nego što odaberete svoje Alate za upravljanje projektima.

Ispod su teme o kojima ću raspravljati u ovom članku:





Pregled upravljanja projektima

'Upravljanje projektima disciplina je pokretanja, planiranja, izvršavanja, kontrole i zatvaranja rada tima kako bi se postigli određeni ciljevi i ispunili određeni kriteriji uspjeha.'

- Wikipedija



Jednostavnije rečeno, je postupak uređenja i upravljanja svim aktivnostima vezanim uz projekt. Pomaže u upravljanjuprojekt od samog početka do definiranog završetka, s idealnim ciljem postizanja ishoda na vrijeme i u okviru proračuna. Ispravan okvir za upravljanje projektimautjelovljuje životni ciklus projekta i pet glavnih grupa procesa upravljanja projektima. Ove procesne skupine obuhvaćaju 10 područja znanja i 49 procesa koji često rade približno u isto vrijeme na projektu ili s homogenim ulazima i izlazima. Te su skupine:

povezani popis u c vodiču
  1. Pokretanje: U ovoj procesnoj grupi definira se početni opseg projekta kao i angažiranje resursa.
  2. Planiranje: U ovoj procesnoj grupi,za projekt se planira odgovarajuća razina detalja.
  3. Izvršenje: Ovaj processkupinasastoji se od procesa koji se koriste za dovršetak posla definiranog u planu upravljanja projektom.
  4. Nadzor i kontrola: Ova procesna skupina uključuje praćenje, pregled i regulaciju izvedbe projekta.
  5. Zatvaranje: Ova procesna skupina važan je dio upravljanja projektom, koji se izvodi za finaliziranje svih projektnih aktivnosti za dovršetak projekta.

Do sada ste već morali shvatiti da je upravljanje projektima dugotrajan proces. Cijeli ovaj postupak leži isključivo na ramenima voditelja projekta. Upravljanje i organizacija projekta nije nimalo lak zadatak. Ako voditelj projekta nije dovoljno vješt, velike su šanse da vaš projekt možda neće pružiti očekivani ishod. Danas, da bi dokazali svoje znanje i stručnost u vezi s tom temom, voditelji projekata često se odlučuju za certifikate poput PMP-a. Napisao sam detaljan članak o na koje se možete obratiti za više informacija.

Pa, koncept upravljanja projektima seže do početka 19. stoljeća, ali je prepoznat kao posebna profesija sredinom 20. stoljeća. Voditelji projekata započeli su korištenjem tradicionalnih alata poput olovke i papira kako bi pratili aktivnosti u kojima se sve moralo raditi ručno.No, s napretkom tehnologije, voditelji projekata sada koriste razne alate za upravljanje projektima kako bi ubrzali i olakšali cjelokupan radni proces.



U sljedećem odjeljku ovog članka dat ću vam cjelovit uvid u to što su alati za upravljanje projektima i kako ih koristiti.

Alati za upravljanje projektima

Alati za upravljanje projektima u osnovi sualati koji pomažu pojedincu ili timu da učinkovito organiziraju rad i upravljaju projektima. To može biti softver otvorenog koda ili plaćeni softver koji se može kupiti na mreži.

Budući da je upravljanje projektima složen zadatak koji se sastoji od mnogih izazovnih aktivnosti, alati za upravljanje projektima često djeluju kao pomoć voditeljima projekata. Na tržištu su dostupne razne vrste alata za upravljanje projektima. Mogu biti softverski automatizirani ili ručno upravljani. Kao brjedan alat rješava sve potrebe upravljanja projektima, budući da ste voditelj projekta, morate odabrati alat za upravljanje projektom koji najbolje odgovara vašem projektu i stilu upravljanja. Ovi alati ne samo da skidaju posao s glave voditelja projekta, već pomažu i u standardizaciji rada i rutine cijelog tima.

Alati za upravljanje projektima obično se definiraju različitim ponuđenim značajkama. Oni uključuju, ali nisu ograničeni na:

Značajke PM alata - Alati za upravljanje projektima - Edureka

1. Planiranje i zakazivanje

Planiranje i zakazivanje važne su značajke bilo kojeg alata za upravljanje projektima. Da biste timom upravljali i sinkronizirali ga na pravi način, vrlo je važno zadatke i odgovornosti svakog člana tima držati vidljivima i razlučivima. Dobar alat za upravljanje projektima pomoći će vam u lakom planiranju i dodjeli zadataka članovima vašeg tima, zajedno s datumima dospijeća. Također će pomoći u postavljanju prioriteta i odlučivanju o rokovima. Štoviše, obavijestit će vas svaki put kad se vaš projekt približi planiranom datumu završetka, ali vaša je aktivnost još uvijek nedovršena.

2. Komunikacija i suradnja

Komunikacija i suradnjasa svojim timom unutar jednog alata bez potrebe za promjenom različitih zaslona i softverasu vitalni dijelovi svakog uspješnog projekta. Svi alati za upravljanje projektom uglavnom dolaze s nadzornom pločom na kojoj voditelj projekta može pratiti tim, kao i napredak projekta. Također, članovi tima mogu pristupiti međusobnom radu putem nadzorne ploče. Nekoliko drugih funkcija koje su nužne za suradnju u bilo kojem alatu za upravljanje projektima uključuju dijeljenje statusa, komentiranje, praćenje, povijest verzija itd.

3. Dokumentacija

Vođenje ručne dokumentacije može biti naporan zadatak. Čak i uz vaš najbolji trud, još uvijek postoji mogućnost pogrešaka, što definitivno nije dobra vijest za vaš projekt. Dakle, alati za upravljanje projektima često uključuju funkcionalnost dokumentacije gdje aSvi podaci o vašem projektu dostupni su na jednom mjestu. Te informacije mogu uključivatiplanirani / izvršeni zadaci, podaci o resursima, podaci o naplati i tako dalje.

4. Upravljanje resursima

Optimizacijom resursa projekta stvarno se mogu smanjiti vrijeme završetka i troškovi projekta. Stoga učinkovita funkcija upravljanja resursima u vašem alatu za upravljanje projektima može biti stvarno korisna i prikladna. Ovim dobivate cjelovit pregled cijelog troška projekta koji se dalje raščlanjuje na troškove različitih resursa. Ti resursi mogu biti materijalni, ljudske snage, izdaci itd. Dakle, pomoću alata za upravljanje projektom moći ćete optimizirati te resurse i učinkovito upravljati svim projektnim procesima.

5. Procjena rizika

Rizici su nešto što nikada ne možete predvidjeti. Zbog bilo kakvih nepredviđenih incidenata (prirodna katastrofa, recesija itd.), Zadatak vašeg projekta poput trajanja, napretka, rokova, proračuna, sudionika itd. Mogao bi utjecati. Voditelj projekta mora znati izračunati ove vrste rizika, ali ako koristite alat za upravljanje projektima, ovaj zadatak mora obaviti umjesto vas. Pogotovo za dugogodišnje projekte na njih može utjecati puno čimbenika. Pomoću ovih alata možete biti spremni na bilo koji rizik koji vam se nađe i preciznije se nositi s takvim situacijama.

6. Izvještavanje

Za uspješan projekt trebate imati cjelovit uvid unedostaci i problemi koji zahtijevaju neposrednu pažnju i rješenje. Kada se odlučite za svoj alat za upravljanje projektima, morate se pobrinuti da on sadrži dvije najvažnije značajke, a to su pronicljiva izvješća i nadzorne ploče s ključnim pokazateljem izvedbe (KPI). Također, s odgovarajućim alatima za izvještavanje možete stvoriti prilagodljiva izvješća i prikupiti sve prethodno umetnute podatke o projektu.

scrum master uloge i odgovornosti pdf

7. Polazno stanje i procjena

Za projekt,osnovica mora biti jasno definirana na samom početku projektnog plana pomoću koje možete mjeriti i uspoređivati ​​napredak vašeg projekta. Alat za upravljanje projektima mora imati ovu funkciju da bi upravitelj mogao uspoređivati ​​stanje stvari u stvarnom vremenu s procjenom i analizirati odstupanja. Na tržištu postoje razni alati koji nude automatske osnovne mogućnosti, pa dok birate svoj alat, birajte pametno.

Potreba za alatima za upravljanje projektima

1. Standardizirani pristup

Alati za upravljanje projektima vode cijeli proces razvoja projekta na standardiziran način. Pomoću alata, avoditelj projekta može cijeli proces organizirati s predlošcima i drugim nadzorima. Pomaže im da osiguraju da projekti napreduju onako kako su planirali, a da se ne iskoče iz kolosijeka.

2. Praćenje

Praćenje napretka projekta vrlo je važno, posebno ako je dugoročno. Softver za upravljanje projektima specijaliziran je za ovu funkcionalnost, a većina njih pruža sustav praćenja zadataka i napretka aktivnosti u stvarnom vremenu. Ovi alati pomažu u praćenju i praćenju različitihfaze projekta. Oni također mogu predvidjeti hoće li projekt moći ispoštovati vremensku liniju, prateći trenutni tempo. Stoga je vrlo korisno u pogledu pravovremenog završetka i smanjenja troškova projekta.

3. Učinkovito upravljanje

Alati za upravljanje projektima pružaju cjelovit pregled projekta koji pomaže voditelju projekta da uskladi i odredi prioritete zadataka.Pomoću njih, voditelj projekta može biti organiziraniji i sustavniji u smislu planiranja, raspoređivanja, praćenja napretka, dokumentacije, upravljanja proračunom, raspodjele resursa, upravljanja rizikom itd. Pomoću alata za upravljanje projektima možete lako ostati u svom opsegu i pratiti napredak.

4. Učinkovito planiranje proračuna

Proračun je jedna od glavnih pokretačkih sila bilo kojeg projekta. Izvođenje uspješnog i pravodobnog projekta u okviru procijenjenog proračuna zahtijeva puno planiranja i kontrole. Alat za upravljanje projektima mora pomoći voditelju projekta da se izvuče iz te nevolje i planira odgovarajući proračun.

5. Optimizirano donošenje odluka

Sa svim dostupnim na jednom mjestu, alati za upravljanje projektima često dovode do boljeg donošenja odluka. Kako imate sve parametre u stvarnom vremenu koji se odnose na zadatak i aktivnosti projekta,postupak donošenja odluka postaje poboljšan i točan.

6. Bolja komunikacija

Alati za upravljanje projektima uspostavljaju lak komunikacijski lijevak ne samo s internim članovima projekta već i s vanjskim članovima, poput klijenata i dionika. Korištenjem ovih alata protok informacija postaje jasan i precizan u vezi sa bilo kojim zadatkom ili aktivnošću koja se odnosi na projekt.

7. Dijeljenje dokumenata

Dijeljenje dokumenata je vitalna aktivnost u bilo kojem projektu, a pomoću alata za upravljanje projektima ovaj zadatak postaje lagan. Toomogućuje dionicima projekta da pronađu sveobuhvatnije dokumente, žičane okvire, specifikacije itd., kako bi osigurali transparentnost i komunikaciju.

8. Poboljšano zadovoljstvo kupaca

S obzirom da se sve radi u okviru predviđenih opsega i proračuna, uz vrhunsku kvalitetu, kupci će biti zadovoljni.Učinkoviti alati za upravljanje projektima nude funkcionalnosti koje omogućuju nastavak odnosa s kupcem i dobavljačem i nakon završetka i isporuke projekta.

Najbolji alati za upravljanje projektima na tržištu

Ispod sam nabrojao 10 najboljih alata za upravljanje projektima dostupnih na tržištu:

1. Wrike

Wrike moćan je mrežni softver za upravljanje projektima koji pruža potpunu vidljivost i kontrolu nad projektnim zadacima. Nagrađivani je softver za mrežno upravljanje projektima i pomaže u poboljšanju brzine i učinkovitosti rada u zajedničkim i distribuiranim skupinama.

2. Asana

Asana je web i mobilna aplikacija za upravljanje projektima dizajnirana za pomoć timovima pratiti njihov rad. Jednostavno je započeti, ali dovoljno snažno za vođenje cijelog posla. Pruža obilje značajki koje mogu pomoći vašoj organizaciji i pratiti rad na način koji odgovara tijeku rada svakog tima pružajući transparentnost i jasnoću suigračima.

3. Trello

Trello je internetska aplikacija za upravljanje projektima koju je razvioMagla PotokSoftver ijetrenutno u vlasništvu Atlassian-a. Od startupa do kompanija iz Fortune 500, Trello pruža vizualni načinkako bi timovi surađivali na bilo kojem projektu. Nevjerojatno je fleksibilan i jednostavan za upotrebu. Prati svaki detalj, bilo da je riječ o velikoj slici ili sitnom detalju, koristeći upravljanje u kanban stilu.

4. JIRA

jira - Alati za upravljanje projektima - Edureka

JIRA je alat za upravljanje projektima koji se popularnije koristi za praćenje grešaka i praćenje problema.Koristeći JIRA vasmože lako planirati, pratiti i upravljati vašim agilnim projektima razvoja softvera prilagođavanjem vašeg tijeka rada i timske suradnje. Pruža posebne značajke za agilni razvoj softvera koji pomaže timovima da ostanu usredotočeni na pružanje iterativne i inkrementalne vrijednosti, što je brže moguće, s prilagodljivim scrum pločama.

5. Basecamp

Osnovni logor je alat za komunikaciju u stvarnom vremenu koji pomaže timovima da ostanu na istoj stranici i jestmanje za tradicionalne zadatke upravljanja projektima. Pouzdana je usluga koja nudi jednostavno postavljanje i kratko vrijeme učenja. Zajedno s popisima obveza, kalendarom, rokovima dospijeća i funkcijama dijeljenja datoteka, praćenje prioriteta i stavki koje se mogu poduzeti postaje lakše.

6. Zoho

Zoho besplatan je mrežni softver za upravljanje projektima koji vam omogućuje da svoje poslovne projekte učinite produktivnijim i završite ih u zadanom vremenskom okviru. Korištenjem Zohoa možete dobiti detaljni uvid ugrafikone i izvješća dok neometano surađujete sa svojim timom, klijentima, dobavljačima ili savjetnicima.

7. Podij

Podij usluga je suradnje zasnovana na oblaku koju pokreće Citrix.Toje alat za socijalnu suradnju u kojem se mogu graditi aplikacije i postavljati radni prostori koji podržavaju željene tijekove rada i postaju učinkovitiji. Savršen je alat za poboljšanje suradnje jer vam omogućuje povezivanje s kolegama putem interne društvene mreže i chat.

8. FreedCamp

Freedcamp je internetski alat za upravljanje projektima i organizacijski sustav. Može ga koristiti ajedan ili više korisnika koji surađuju pomoću računalstva u oblaku. Idealan je alat za one ljude i tvrtke koji žele kontrolirati svoje projekte, resurse, proračun, vrijeme itd.Freedcamp vam uglavnom pomaže u poboljšanju tijeka rada, određivanju ciljeva i postizanju ciljeva unutar određenog vremena i proračuna.

glavna razlika između hakera i etičkog hakera je:

9. Scoro

Scoro je sveobuhvatno rješenje koje integrira sve značajke potrebne u bilo kojem softveru za upravljanje projektima. Koristeći Scoro, možete upravljati cijelom tvrtkom na jednom mjestu, tj. On objedinjuje vaše različite sisteme i bezbrojne proračunske tablice u jedan alat. U osnovi je riječ o softverskom rješenju za profesionalne i kreativne usluge.

10. Microsoft Project

MS projekt je alat za upravljanje portfeljem projekata koji pruža Microsoft. Pruža oblak-zasnovani on-premise mogućnosti. Također pruža integrirane alate za planiranje koji pomažu u organiziranju i vođenju tačaka projekata, uključujući dnevne zadatke i cjelokupno usmjeravanje.

To je bilo 10 najboljih alata na tržištu. Na tržištu je dostupno više alata koji se koriste u raznim domenama. Ovim ću zaključiti ovaj članak o alatima za upravljanje projektima. Nadam se da je pomoglo u dodavanju vrijednosti vašem znanju. Prije nego što započnete sa svojim projektom, možete se pozvati na moj članak.

Ako ste pronašli ovaj članak na temu „Alati za upravljanje projektima ”Relevantno, provjerite Edureka, pouzdane tvrtke za internetsko učenje s mrežom od više od 250 000 zadovoljnih učenika raširenih širom svijeta.

Imate pitanje za nas? Molimo spomenite to u odjeljku za komentare i javit ćemo vam se.